جدول در اکسل

همانطور که قبلاً در معرفی اکسل گفته شد، اکسل یک جدول بسیار گسترده است که کاربران میتوانند سلول های آن را مورد استفاده قرار دهند، در هر صورت به خودی خود هر فایل اکسل یک جدول است ولی در اکسل قابلیت دیگری قرار داده شده است به این ترتیب که میتوان در اکسل جدول تعریف کرد، در واقع با استفاده از این قابلیت بخشی از داده های خود که میخواهید به صورت جدول باشد را به عنوان جدول به اکسل معرفی میکنید. استفاده از جدول در اکسل که خود یک جدول بسیار بزرگ میباشد ابتدا شاید کمی ناموس به نظر برسد ولی با خواندن این مقاله پی به مزایای استفاده از جدول در اکسل میبریم.

جدول در اکسل

مبحث جدول در اکسل را میتوان به طریقی که در نمودار زیر نشان داده شده است خلاصه کرد:

جدول-در-اکسل

روش رسم جدول در اکسل

داده های شکل زیر را در نظر بگیرید که آنها را برای انجام تحلیل ها در یک فایل اکسل وارد کرده ایم،

نمونه جدول در اکسل

داده های بالا فهرست اجناس فروخته شده در یک فروشگاه میباشد، این فهرست را در فایل اکسلی وارد کرده ایم، با استفاده از گزینه ی زیر و پس از انتخاب کل داده ها آن را به جدول تبدیل میکنیم:

برای دانلود فایل تمرین بر روی این خط کلیک نمایید

رسم جدول در اکسل

مزایای استفاده از جداول در اکسل

پس از تبدیل داده های بالا به جدول، اکسل به صورت اتوماتیک جدول شما را نامگذاری میکند، به هر ستون قابلیت فیلتر اضافه میکند و جدول شما با یک فرمت پیشفرض تغییر ظاهر میدهد، استفاده از جدول در اکسل دارای مزایای زیر است که با کمی تمرین میتوانید آنها را درک کنید:

  • عنوان ستون ها همواره در بالای صفحه ثابت میماند و با درگ کردن به سلول های پایین صفحه عنوان ستون ها همچنان قابل دیدن است، به این ترتیب با زیاد شدن تعداد سطرها لازم نیست برای خواند عنوان ستون ها به بالای صفحه درگ کنید.
  • استفاده از ابزارهای Sort و Filter و همچنین Advanced Filter بر روی جداول بسیار راحت تر خواهد بود و همینطور شکل ظاهری جداول به راحتی و با استفاده از قالب های موجود قابل تغییر است.
  • با افزودن داده ی جدید، جدول به صورت اتوماتیک تغییر سایز میدهد و سطر جدید را میپذیرد و فرمت و فرمول های قبلی برای سطر جدید تکرار میشود.
  • اگر داده ها را به صورت جدول تعریف کنیم میتوانیم از ابزار Form یا فرم برای اضافه کردن داده ی جدید و یا ویرایش داده های قبلی استفاده نماییم، برای فعال کردن ابزار فرم به قسمت Customize Quick Access Toolbar بروید و این ابزار را در قسمت All Commands پیدا کرده و به Quick Access Toolbar خود اضافه نمایید. با استفاده از این ابزار افزودن و ویرایش داده ها برای جداول بسیار راحت میگردد.
  • برای تعریف جداول محوری یا نمودارهای محوری (Pivot Table & Pivot Charts) بهتر است از جدول ها به عنوان داده های ورودی استفاده کنیم، در اینصورت نتیجه ی بهتری از جداول و نمودارهای محوری میگیریم و پس از به روز رسانی داده های جدول با افزودن و یا کاستن یک رکورد (یا سطر جدول)، نمودار و جدول محوری نیز به صورت خودکار به روز رسانی میشود. پس اگر قصد استفاده از جداول و نمودارهای محوری را دارید حتماً از جدول استفاده کنید.
  • سهولت در نوشتن فرمول در سلول ها از دیگر مزایای جدول در اکسل میباشد، به صورتی که نیاز به درگ کردن فرمول برای تمام اعضای یک ستون نداریم و بلافاصله بعد از ویرایش و یا نوشتن فرمول برای یک سلول از یک ستون داده، فرمول نوشته شده در تمام سطرهای جدول درج میگردد.

استفاده از جداول دارای مزایای بیشتری میباشد که در آینده با آنها آشنا خواهیم شد، اما در تشکیل جدول ها اصولی وجود دارد که لازم است حتماً به آنها توجه نماییم، در ادامه به بررسی اصول ترسیم جداول در اکسل میپردازیم.

برای دانلود فایل تمرین بر روی این خط کلیک نمایید

جدول در اکسل

اصول رسم جدول در اکسل

در رسم جدول در اکسل با توجه به اینکه جداول اکسل هسته ی اصلی بانک های اطلاعاتی (یک بانک اطلاعاتی یک جدول بزرگ است) و خوراک اصلی ترسیم نمودارها و جداول محوری میباشند حتماً باید اصول زیر را رعایت نماییم:

  • هر ستون و تمام ستون ها باید دارای یک عنوان مجزا و غیر مشابه باشد، عنوان ستون ها باید در یک سطر نوشته شوند و به صورت یک قانون کلی، در تشکیل جدول ها و بانک های اطلاعاتی سلول ها نباید با یکدیگر Merge شوند.
  • هر سطر باید دارای عنوان باشد، مانند “شماره ردیف”، به این ترتیب استفاده از ابزارهای و توابع مربوط به بانک های اطلاعاتی و جداول راحت تر میگردد، البته داشتن عنوان مجزا برای هر سطر برای بسیاری از جداول کاربرد و لزومی ندارد ولی برای بانک های اطلاعاتی مورد تاکید است.

توجه داشته باشید، در صورتی که قرار است فرمول های نوشته شده در یک ستون شما برای سطور مختلف متفاوت باشند نمیتوانید از جدول استفاده نمایید و همچنین نمیتوانید بانک اطلاعات تشکیل دهید.

آشنایی با عبارات کاربردی جدول در اکسل

در استفاده از جداول و بانک های اطلاعاتی از عبارات خاصی استفاده میگردد که لازم است با آنها آشنا شویم:

  • List یا لیست در واقع لیست داده ها یا همان جدول میباشد.
  • Field یا فیلد که به یک ستون از داده ها میگویند که عنوان مختص خود را دارد، سطر اول جدول همواره حاوی نام ستون ها میباشد که به این سطر Header Row میگوییم.
  • Record یا رکورد به یک سطر از داده ها میگویند که بهتر از هر سطر با یک عنوان مشخص شود، مانند شماره ردیف یا شماره آیتم یا شماره سطر، که به این شماره Unique Key میگوییم.
  • Item یا آیتم، به هریک از داده های یک بانک اطلاعاتی میگوییم (به یک Record یک Item هم میگوییم).

یک جدول در اکسل یک Flat-File Database است یعنی فقط یک جدول در Database وجود دارد و هر Record  دربردارنده تمام اطلاعات مورد نیاز درباره یک آیتم است، از طرفی نرم افزار Access یک Relational Database است که اطلاعات را با کارایی بیشتر ذخیره میکند.

طراحی جدول در اکسل

پس از رسم جدول با کلیک بر روی جدول تب Design فعال میگردد که از این قسمت میتوان برای جداول برخی تنظیمات را انجام داد. در شکل زیر به صورت کلی بخش های طراحی جدول در اکسل معرفی شده اند، فایل تمرین را دانلود نمایید و گزینه های زیر را امتحان کنید.

طراحی جدول در اکسل

بانک های اطلاعاتی یا Database در واقع جداول بزرگ میباشند که از آنها برای ذخیره داده ها در فایل های اکسل استفاده میگردد، بانک های اطلاعاتی دارای توابع مختص خود میباشند که به آنها Database Functions میگوییم، در آینده به معرفی این دسته از توابع و روش استفاده از آنها خواهیم پرداخت. توجه به اصول ذکر شده در این مقاله و یادگیری آنها مقدمه کار با بانک های اطلاعاتی، جداول محوری و نمودارهای محوری میباشد.

در فیلم آموزشی زیر اصول ترسیم جدول در اکسل توسط حامد قدیمی تدریس شده است. (حجم این فایل ۴۱Mb میباشد):

برای دانلود فیلم آموزشی اصول جدول در اکسل بر روی این خط کلیک نمایید.

اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی: share on facebook share on google plus share on linkedin

۶ نظر

  1. رحمتی

    سایت بسیار پر محتوا و مفیدی دارید. بنده خیلی از مطالب آموزشی استفاده میکنم. خیلی دقیق و کامل توضیح داده شده.

  2. موسی کیانی

    با سلام بر خودم لازم میدونم از زحمات شما عزیزان تشکر کنم اطلاعات بسیار مفید و کاملا کاربردی پیروز و سر بلند باشید انشالله

دیدگاهتان را بنویسید؟