فیلتر در اکسل (Filter)

با جدول ها در اکسل و ویژگی های آنها در مقالات قبلی آشنا شدیم، مجدداً یادآوری میگردد که برای تحلیل بر روی داده ها در اکسل بهتر است ابتدا داده ها را به صورت جدول در بیاوریم و سپس بر روی آنها عملیات انجام دهیم. در مقاله معرفی جدول در اکسل بیان شد که یکی از مزایای تبدیل داده ها به جدول این است که بر روی هر فیلد (Field یا ستون از داده ها) ابزار فیلتر (Filter) به صورت خودکار قرار داده میشود، برای داده هایی که جدول نیستند کاربران میتوانند ابزار فیلتر را به صورت دستی وارد نمایند. در این مقاله میخواهیم به تفصیل در مورد ابزار فیلتر در اکسل صحبت کنیم. به طور خلاصه، ابزار Filter در اکسل برای فیلتر کردن داده های یک جدول یا مجموعه ای از داده ها کاربرد دارد.

برای استفاده از ابزار فیلتر در اکسل لزومی ندارد که حتماً داده های ما به صورت جدول (Table) باشند، اما توصیه میگردد برای داشتن فایل اکسلی مرتب تر و حرفه تر حتماً از جداول برای تحلیل داده ها استفاده نمایید. پیش از مطالعه این مطلب مقاله “جدول در اکسل” را مطالعه نمایید.

فیلتر در اکسل

معرفی ابزار فیلتر در اکسل (Filter)

در صورت تبدیل داده ها به جدول، به صورت خودکار ابزار فیلتر در بالای هر ستون قرار میگیرد، برای غیر فعال کردن ابزار فیلتر قرار گرفته در بالای جداول و همچنین برای قرار دادن ابزار فیلتر در بالای ستون داده های غیر جدول میتوان از تب Data و در گروه Sort & Filter بر روی آیکون فیلتر کلیک کرد و یا در تب Home در گروه Editing و در منوی Sort & Filter ابزار Filter را انتخاب نمود (همچنین، فشردن کلید Ctrl + Shift + L ابزار فیلتر در اکسل را فعال/ غیر فعال میکند)، شکل های زیر مسیر استفاده از ابزار فیلتر در اکسل را نشان میدهند:

دستور فیلتر در اکسل

پس از فعال کردن ابزار فیلتر در اکسل دکمه Drop Down فیلتر در بالای ستون ها قرار داده میشود. نمودار شاخه ای زیر مبحث فیلتر در اکسل به صورت خلاصه بیان میکند:

ابزار Advanced Filter در اکسل یک ابزار قوی برای فیلتر کردن داده ها به روشی پیشرفته تر میباشد که در این مقاله مورد بررسی قرار نمیگیرد و در مقاله ای جداگانه معرفی میگردد.

فیلتر در اکسل

استفاده از ابزار فیلتر در اکسل

برای درک بهتر کاربرد ابزار فیلتر در اکسل، ادامه آموزش را با یک مثال دنبال میکنیم. داده های جدول زیر را در نظر بگیرید، ابزار فیلتر برای ستون های این جدول فعال شده است. جدول زیر لیست اقلام فروخته شده در یک فروشگاه میباشد که برای هر کالا (Item Name)، تعداد فروخته شده (Count)، قیمت واحد (Unit Price)، قیمت کل (Total Price)، در صد تخفیف (Off %) و قیمت نهایی بعد از اعمال تخفیف (Final) در جدول درج شده است. برخی سطر ها نیز با رنگی متفاوت مشخص شده اند.

برای تمرین بیشتر مبحث فیلتر در اکسل، با کلیک بر روی این خط،  فایل نمونه را دانلود کنید.

جدول و فیلتر در اکسل

برای هر ستون یک Drop Down فیلتر قرار داده شده است، ستون هایی (Field) که دارای داده های عددی میباشند (یا بیشتر داده های آن عددی میباشد) منوی Number Filters در آنها قرار دارد و برای ستون هایی که داده های متنی دارند منوی Text Filters قرار گرفته است، از آنجایی که سطرهای جدول در مثال بالا دارای رنگ های متفاوت میباشند برای فیلتر کردن سطرها بر اساس رنگ آنها منوی Filter Color در Drop Down فیلتر قرار گرفته است.

ساختار Drop Down فیلتر در اکسل برای ستونی که بیشتر داده های آن متنی هستند (ستون Item Name) به صورت زیر است:

مثال فیلتر در اکسل

برای تمرین بیشتر مبحث فیلتر در اکسل، با کلیک بر روی این خط،  فایل نمونه را دانلود کنید.

در منوی Drop Down باز شده، برای فیلتر کردن جدول بر اساس رنگ سطر ها کافیست بر روی گزینه Filter by Color کلیک نمایید و رنگ مورد نظر برای نشان داده شدن را انتخاب کنید. علاوه بر این، همانطور که در شکل نشان داده شده است، تمام آیتم های موجود در فیلد مورد بررسی (فیلد Item Name) در قسمت پایین منوی Drop Down لیست شده اند، با استفاده از باکس Search در بالای لیست مزبور میتوانید یک آیتم خاص را جستجو نمایید، در کنار هر کدام از آیتم ها یک چک باکس (Check Box) قرار گرفته است، برای فیلتر کردن داده ای خاص میتوان به صورت دستی تیک چک باکس را حذف کرد، در اینصورت آیتم مورد نظر فیلتر شده و دیگر نشان داده نمیشود.

برای فیلتر کردن داده های متنی فیلد انتخاب شده، گزینه Text Filter را انتخاب میکنیم، منوی Text Filter در فیلتر در اکسل دارای گزینه های زیر است:

  • گزینه Equals: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که برابر با مقدار (رشته متنی) مورد نظر ما میباشد را فیلتر میکند.
  • گزینه Does Not Equal: تمام آیتم هایی که با مقدار (رشته متنی) مورد نظر ما برابر میباشند را فیلتر میکند.
  • گزینه Begins With: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که با رشته متنی مورد نظر ما شروع میشوند را فیلتر میکند.
  • گزینه Ends With: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که با رشته متنی مورد نظر ما تمام میشوند را فیلتر میکند.
  • گزینه Contains: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که رشته متنی مورد نظر ما را شامل میشوند فیلتر میکند.
  • گزینه Does Not Contain: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که رشته متنی مورد نظر ما را شامل نمیشوند فیلتر میکند.
  • گزینه Custom Filter: در این حالت تمام شرط های بالا را میتوان به صورت ترکیبی AND و OR به کار برد.

در یادگیری مباحثی مانند فیلتر در اکسل، جستجو و جایگزینی، Advanced Filter، استفاده از توابع متنی و آماری و بسیاری مباحث مهم دیگر، کاراکتر های ? و * و ~ نقش خیلی مهمی دارند، به کاراکترهای * و ? در اصطلاح  Wildcards Characters گفته میشود و توابعی که در آنها میتوان این کاراکتر ها را مورد استفاده قرار داد Wildcards Functions نامیده میشوند. در مقاله ای جداگانه این مبحث به تفصیل بحث خواهد شد.

فیلتر در اکسل

برای فیلد هایی که بیشتر داده های آنها عددی میباشد گزینه ی Number Filter فعال است، منوی Number Filter در فیلتر در اکسل دارای گزینه های زیر است:

  • گزینه Equals: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که برابر با مقدار مورد نظر ما میباشد را فیلتر میکند.
  • گزینه Does Not Equal: تمام آیتم هایی که با مقدار مورد نظر ما برابر میباشند را فیلتر میکند.
  • گزینه Greater Than: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که بزرگتر از مقدار مورد نظر ما باشند را فیلتر میکند.
  • گزینه Greater Than or Equal to: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که بزرگتر مساوی مقدار مورد نظر ما باشند را فیلتر میکند.
  • گزینه Less Than: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که کوچکتر از مقدار مورد نظر ما باشند را فیلتر میکند.
  • گزینه Less Than or Equal to: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که کوچکتر مساوی مقدار مورد نظر ما باشند را فیلتر میکند.
  • گزینه Between: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که بین دو مقدار مورد نظر ما باشند را فیلتر میکند. گزینه Not Between را میتوان در قسمت Custom ایجاد کرد.
  • گزینه Top 10: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که از نظر مقدار جز ۱۰ مورد بیشترین باشند را فیلتر میکند. (لازم به ذکر است، عدد ۱۰ قابل تغییر است و گزینه Bottom– برعکس Top – هم زیر مجموعه این گزینه قرار دارد، یعنی میتوان تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که از نظر مقدار جز ۱۰ مورد کمترین باشند را نیز فیلتر کرد).
  • گزینه Above Average: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که مقدار آنها بیشتر از میانگین آیتم های فیلد باشند را فیلتر میکند.
  • گزینه Below Average: تمام آیتم ها بجز آیتم هایی که مقدار آنها کمتر از میانگین آیتم های فیلد باشند را فیلتر میکند.
  • گزینه Custom Filter: در این حالت تمام شرط های بالا را میتوان به صورت ترکیبی AND و OR به کار برد.

برای تمرین بیشتر مبحث فیلتر در اکسل، با کلیک بر روی این خط،  فایل نمونه را دانلود کنید.

 

اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی: share on facebook share on google plus share on linkedin

دیدگاهتان را بنویسید؟