در این مقاله میخواهیم با برخی ترفند ها و ابزار های کمتر شناخته شده در اکسل آشنا شویم. موارد ذکر شده در این مقاله همگی ابزار ها و ترفند های کاربردی در اکسل میباشند که شاید کاربران به ندرت با آنها سر رو کار داشته باشند ولی یادگیری آنها میتواند در حل بسیاری مشکلات راه گشا باشد. در ادامه به بررسی این ترفندها میپردازیم.
شکل زیر خلاصه ای از این مقاله را نمایش میدهد:
آدرس دهی نسبی و مطلق در اکسل
در فرمول نویسی ها، برای استفاده از سلول ها و درج آدرس سلول ها در فرمول ها دو روش آدرس دهی وجود دارد، روش آدرس دهی نسبی و آدرس دهی مطلق. این بحث در مقاله ای جداگانه مورد بررسی قرار گرفته است.
تعریف جایگزین ها و عبارات خلاصه در اکسل
از جمله دیگر ترفند های کاربردی در اکسل تعریف جایگزین ها میباشد. فرض کنید شما در حال آماده کردن فایل اکسلی برای پروژه خود هستید و عنوان پروژه شما Development Project میباشد. فرض کنید این نام در بسیاری از سلول های اکسل شما درج میشود و هر بار برای درج این نام شما باید آن را یا از سلولی دیگر کپی نمایید و یا مجدداً تایپ کنید. در صورت زیاد بودن تعداد تکرار این نام شاید به این فکر کنیم که آیا راه دیگری برای درج این نام بدون تایپ تمام حروف آن وجود دارد یا خیر؟
برای پاسخ به این سوال، از منوی File در اکسل وارد قسمت Excel Options شوید. در بخش Proofing بر روی دکمه Auto Correct Option کلیک نمایید. در پنجره ی باز شده میتوانیم در کادر Replace عبارتی را که میخواهیم اکسل آن را با عبارت دلخواه درج شده در کادر With جایگزین کند را درج کنیم. در شکل زیر تعیین میکنیم که عبارت DP معادل با Development Project باشد و از این به بعد در هر جایی از فایل اکسل که عبارت DP نوشته شود، اکسل آن را با Development Project جایگزین مینماید.
در فیلم آموزشی زیر Auto Correct Option در اکسل توسط حامد قدیمی توضیح داده شده است. (حجم این فایل ۱۴Mb میباشد):
برای دانلود فیلم آموزشی تعریف جایگزین ها در اکسل بر روی این خط کلیک کنید.
بررسی و رفع خطاهای تایپی و ویرایشی در اکسل
نرم افزار Word به ایرادات نوشتاری و نگارشی متن ها واکنش نشان میدهد و کاربران میتوانند پس از تایپ کردن کلمات، ایرادات را شناسایی و برطرف نمایند، اما در اکسل اینطور نیست. در فایل های اکسل ایرادات تایپی و نگارشی بسیار دیده میشود و علت آن نیز عدم بررسی کلمات و جملات توسط کاربران است. شاید برای شما نیز سوال پیش آمده باشد که چطور میتوان در اکسل نگارش کلمات را بررسی نمود.
برای یافتن و ویرایش خطاهای تایپی و نگارشی در اکسل میتوان از ابزار Spelling استفاده نمود. پس از تکمیل فایل اکسل خود برای برطرف کردن و بررسی خطاهای نگارشی به تب Review در اکسل بروید و در گروه Proofing بر روی دکمه ی Spelling کلیک نمایید.
در پنجره Spelling ایرادات نگارشی به ترتیب از سلول اول تا آخر مورد بررسی قرار میگیرند و همانند نرم افزار Word برای کلمات غلط پیشنهاداتی ارائه میگردد. به این ترتیب میتوانید فایل های اکسل خود را از نظر ایرادات نگارشی بررسی نمایید.
در فیلم آموزشی زیر روش رفع خطاهای تایپی در اکسل توسط حامد قدیمی توضیح داده شده است. (حجم این فایل ۱۰Mb میباشد):
برای دانلود فیلم آموزشی روش رفع خطاهای تایپی در اکسل بر روی این خط کلیک کنید.
نحوه نوشتن اعداد به زبان فارسی در اکسل
برای نوشتن اعداد فارسی در اکسل کافیست پس از نوشتن اعداد فونت آنها را عوض نمایید و یکی از فونت های فارسی را انتخاب کنید. به طور کلی تمام فونت هایی که ابتدای نام آنها B و یک فاصله وجود دارند برای این کار مناسب میباشند، مانند B Zar، B Nazanin، B Aria و…..
البته راه دیگری نیز برای فارسی کردن اعداد وجود دارد که در اینجا تنها به همین راه به دلیل ساده تر بودن بسنده میکنیم.
روش ایجاد حلقه در اکسل
شاید در فرمول نویسی ها در اکسل با این مورد مواجه شده باشید که فرمولی در ساختار خود آدرس سلولی را که خود فرمول در آن نوشته شده به عنوان مرجع مورد استفاده قرار میدهد. به عنوان مثال فرض کنید در سلول A1 فرمول زیر را بنویسیم:
=۲*A1+3
در اینجا میبینیم که فرمول نوشته شده در سلول A1 از محتوی سلول A1 در محاسبه استفاده میکند که اینکار به صورت پیشفرض در اکسل مجاز نیست و به آن خطای Circular میگوییم. در این حالت خروجی فرمول برابر با صفر قرار داده میشود. برای مشاهده فهرست سلول هایی که در آنها خطای Circular اتفاق افتاده میتوان در گروه Formula Auditing در تب Formulas بر روی فهرست Error Checking کلیک نمود و از لیست باز شده گزینه ی Circular References را انتخاب کرد، در اینجا فهرستی از سلول هایی که در فرمول آنها به آدرس خودشان اشاره شده وجود دارد.
محاسبات دستی و اتوماتیک
به صورت پیشفرض نحوه انجام محاسبات در اکسل به صورت اتوماتیک میباشد. در این حالت، با هر تغییر ایجاد شده در سلول های اکسل، تمام سلول ها و فرمول ها مجدداً محاسبه و بروز رسانی میشوند، حال تصور کنید شما یک بانک اطلاعاتی گسترده با هزاران فرمول دارید، با تغییر یک سلول و یا ایجاد یک تغییر کوچک در فایل، اکسل تمام هزاران فرمول را یکبار دیگر بررسی و اجرا میکند. دلیل اصل کند بودن این دسته از فایل ها همین نکته میباشد. از طرفی به دلیل محاسبه ی اتوماتیک فرمول ها، در صورت ارجاع یک فرمول به سلولی که فرمول در آن نوشته شده خطای Circular اتفاق می افتد.
برای جلوگیری از این مشکلات میتوان روش محاسبات اکسل را تغییر داد و از حالت اتوماتیک (Automatic) به دستی (Manual) تبدیل نمود. به منظور انجام این کار به قسمت Excel Options بروید و از قسمت Formulas گزینه ی Manual را انتخاب نمایید و برای انجام اعمال تکراری در اکسل گزینه ی Enable Iterative Calculation را تیک بزنید.
شکل زیر روش انجام این کار را نشان میدهد:
پس از انجام اینکار با هر بار فشردن کلید F9 بر روی کیبورد فرمول های اکسل یکبار محاسبه میگردند. در تب Formulas و در گروه Calculation هم میتوان با کلیک بر روی گزینه Calculation Option روش انجام محاسبات را تغییر داد و با کلیک بر روی دکمه Calculate Now (معادل با F9) محاسبات را انجام داد.
گزینه ی Enable Iterative Calculation برای انجام محاسبات تکراری مورد استفاده قرار میگیرد. فرض کنید حاصلضرب دو سلول در سلولی دیگر نوشته شده است. میخواهیم اعداد دو سلول را به ترتیبی تغییر دهیم که به نتیجه ای مطلوب نزدیک شویم. برای انجام اینکار باید اعداد نوشته شده در دو سلول را به صورت فرمولی که به آدرس همان سلول ها اشاره میکند نوشت و با فشردن کلید F9 تا آنجایی که به عدد مطلوب برسیم ادامه داد.
در فایل ویدئوی زیر توضیحات مربوط به روش های محاسبه دستی و اتوماتیک، همچنین نحوه انجام عملیات تکراری در اکسل توسط حامد قدیمی ارائه شده است. (حجم این فایل ۳۶Mb میباشد):
سلام، از مطالب مفیدتون بسیار بهره بردم، امیدوارم سربلند باشید.
سلام، متشکرم، موفق باشید.
با تشکر از مطلب خوبتون
متشکرم، موفق باشید.